Contenido
Conceptos Básicos sobre Sistemas
Partiendo de la base de que los sistemas de videovigilancia permiten la grabación de personas, debemos tener en cuenta que, cuando su uso involucre a individuos identificados o identificables, la información constituye un dato de carácter personal, según la Ley de Protección de Datos. Por lo tanto, independientemente de la actividad que realicemos en nuestro negocio, si disponemos de cámaras de videovigilancia en la empresa, ya sea por motivos de seguridad o de control de empleados, debemos adaptar esa instalación a la normativa de protección de datos:
- Ley Orgánica de Protección de Datos
- Reglamento General de Protección de Datos europeo
- Ley de Seguridad Privada e INT 314
Obviamente, queda excluido el tratamiento de imágenes en el ámbito privado y doméstico.
4 Puntos a conocer lobre la LOPD y RGPD
INFORMAR DE LA EXISTENCIA DE CÁMARAS
Informar de la existencia de cámaras de videovigilancia en las instalaciones es realmente importante, ya que permite el ejercicio posterior de otros derechos. Así, los responsables que cuenten con sistemas de seguridad de este tipo deben colocar al menos un cartel informativo en un lugar suficientemente visible.
Este cartel debe dejar claro que se trata de una zona videovigilada e indicar ante quién podemos ejercitar nuestros derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición).
Además del cartel informativo, la empresa habilitará un impreso disponible a petición del afectado, informando de:
- La existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal y la finalidad del mismo.
- Posibilidad de ejercer los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición (ARCO).
- Identidad y direcciones del Responsable del Tratamiento.
INSCRIBIR FICHERO EN LA AEPD DE CÁMARAS
Hasta el 25 de Mayo del presente año, momento en el que entrará en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y se eliminará la obligatoriedad de la inscripción de ficheros, las cámaras de videovigilancia instaladas en nuestros espacios deberán inscribirse a través de un fichero denominado “VIDEOVIGILANCIA” en el Registro General de Protección de Datos (RGPD) mediante el sistema NOTA previsto por la AEPD. En él se especificará cuál es la finalidad para la que se están grabando las imágenes.
Además, en caso de que un tercero (empresa de seguridad) nos instale las videocámaras y/o acceda a las imágenes a través de su personal, deberemos firmar un contrato de “encargado de tratamiento”.
Es muy importante cumplir con todos los requisitos exigidos por la normativa, ya que de no hacerlo nos enfrentamos a una sanción de carácter grave.
DÓNDE PUEDO INSTALAR CÁMARAS
Debemos saber que no todo vale en la instalación de cámaras de videovigilancia. Por eso, vamos a aclarar unos principios básicos a la hora de decidir dónde ubicar estos sistemas:
- Las cámaras de videovigilancia deben respetar la intimidad de las persona Por lo tanto, no se podrán captar imágenes a través de cámaras que se encuentren enfocadas directamente a vías públicas (salvo que sea estrictamente necesario), en baños o vestuarios. Tampoco se permite la grabación de conversaciones.
- Deberá de cumplirse de manera rigurosa el principio de proporcionalidad en la medida, prestando especial atención en comercios, restaurantes y similares. Esto significa que la colocación de cámaras de videovigilancia deberá estar justificada y no podrán emplearse con fines comerciales (ejemplo: una cámara que enfoca a un stand de ropa para evitar el robo de estos bienes, pero no para analizar los gustos de los consumidores; o en unas oficinas, cámaras enfocando a los accesos para evitar intrusiones de personas ajenas a la compañía, pero no la estancia llena de ellas para visualizar la actividad laboral de los trabajadores).
- Se tienen que ceñir al principio de calidad de los datos, es decir, las imágenes y la información debe ser clara y concisa.
La videovigilancia de los trabajadores
Cada vez es más habitual que las empresas empleen los sistemas de videovigilancia que ya tienen legalmente instalados por temas de seguridad con el fin de ejercer una inspección de la actividad laboral sobre sus empleados. Además, lo realizan sin informarles de este nuevo tratamiento ni solicitarles su consentimiento.
Esto es un error muy grave. Se debe informar de manera previa, expresa, precisa e inequívoca a los trabajadores del propósito de las cámaras, en este caso, para el control de su actividad laboral.
En la información facilitada debe indicarse lo siguiente: las características de la grabación, el alcance del tratamiento de datos que va a realizarse, en qué casos se podrán analizar las grabaciones, durante cuánto tiempo y con qué propósitos. Además, es necesario especificar que las imágenes podrán utilizarse con el fin de imponer sanciones disciplinarias por incumplimientos del contrato de trabajo.
Necesidad de consentimiento para tratar las imágenes grabadas
En relación con la anterior, cabe destacar el deber de obtener el consentimiento para tratar datos, el cual es imprescindible según la normativa de protección de datos de carácter personal.
En los tratamientos de datos de los sistemas de videovigilancia con fines de Seguridad Privada e instalados por empresas habilitadas por el Ministerio del Interior no es necesario obtener el consentimiento de los afectados, siempre que no se capten imágenes de la vía pública.
QUIÉN PUEDE VER LAS GRABACIONES DE CÁMARAS
El acceso a las imágenes grabadas debe estar protegido por un usuario y contraseña de forma que sólo las personas autorizadas puedan acceder a las mismas.
En este sentido, el responsable del tratamiento debe designar a las personas concretas que tendrán acceso a esas imágenes (habitualmente se trata de trabajadores de la empresa de seguridad contratada), que constarán como usuarios autorizados en el documento de seguridad y deberán ser informados de sus respectivas obligaciones.
Además de estos, las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado pueden tener acceso a las grabaciones en la prevención de actos delictivos, la protección de las personas y la conservación y salvaguarda de bienes que estén en situación de peligro.
CASOS REALES
Hoy en día, muchos son los casos que han salido a la luz de trabajadores que denuncian a sus empresas por ser despedidos procedentemente por robar o similar, y sin embargo alegando la improcedencia de dicho despido debido al desconocimiento expreso de la existencia de cámaras de videovigilancia.
Cabe destacar que en la mayoría de los casos el organismo legal correspondiente ha dado la razón a las compañías, pues el hecho de que exista un cartel informativo sobre la presencia de cámaras es suficiente para que los empleados conozcan dichas grabaciones (siempre que el uso de estos sistemas esté justificado, sea idóneo, necesario y equilibrado).
En este enlace encontraréis un ejemplo.
RESUMEN PARA CUMPLIR CON LOPD Y RGPD
- Inscribir el fichero correspondiente en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
- Cumplir con el deber de información dispuesto en la LOPD, colocando distintivos con la información específica de los propietarios del fichero para dar a conocer la existencia de cámaras de videovigilancia.
- Elaborar de manera obligatoria el Documento de Seguridad referente a la instalación de videovigilancia.
- No grabar o capturar imágenes de espacios públicos de no ser algo inevitable debido a su ubicación o que sea imprescindible para la finalidad de la grabación.
- No obtener imágenes de espacios íntimos, como lavabos o semejantes.
- Tomar medidas de seguridad respecto a la recogida de las imágenes y recuperación de las grabaciones. Por ejemplo, una contraseña.
- No almacenar las grabaciones más de 30 días.
- Dejar a disposición judicial imágenes o grabaciones que contengan incidencias o delitos.
Desde GRUPO EUROFESA te ayudamos a Proteger tu negocio y a cumplir la Ley de Protección de Datos, estamos a tu disposición a través del correo electrónico comercial@eurofesa.es para cualquier duda o consulta que quieras realizarnos sobre cómo adaptar el sistema de videovigilancia en tu empresa.
Sobre el autor